Kako napisati poslovno pismo
Osnovni elementi:
Zaglavlje/adresant
Datum
Adresat
Predmet
Uvodni pozdrav
Tekst
Završni pozdrav
Ime i prezime i potpis
Prilozi
Poslovno pismo osnovni je vid komunikacije u savremenom poslovanju, čija je svrha da čitaocu pruži određenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu služi za komunikaciju između dve različite kompanije, kada god želite da imate trajnu zabelešku o tome da ste nekom poslali neku informaciju, odlučite se za pisanje poslovnog pisma.
Ova vrsta dokumenta ima veoma jasno i precizno definisanu strukturu koja ne trpi odstupanja. Prvo, i najvažnije, primaocu poslovnog pisma mora odmah biti jasno uočljivo ko mu piše. Dakle, u vrhu stranice, zaglavlju, pišu se osnovni podaci pošiljaoca – adresanta. Preduzeća naravno imaju svoje memorandume u kojima se nalaze ovi podaci. Ukoliko je reč o individualnom poslovnom pismu, u zaglavlju stoje osnovni podaci o pošiljaocu – ime, prezime, adresa, kontakt telefon (pravilo o broju mobilnog telefona primenjuje se i u ovom slučaju), e-mail.
Sledeću celinu predstavljaju podaci o primaocu. Dakle, naziv kompanije, odnosno ime, prezime i adresa primaoca. Ukoliko znate ime i perezime primaoca, pravila lepog ponašanja vezana za ovaj vid poslovne korespondencije nalažu da se uz ime i prezime navedu i podaci o funkciji/zvanju osobe kojoj se obraćate.
Ispod adresnih podataka primaoca navodi se mesto i vreme pisanja pisma. Datum se piše arapskim brojkama, bez nule ispred jednocifrenih brojeva, sa tačkom iza. Nakon datuma piše se puno ime meseca, pa onda godina sa četiri cifre i tačkom. Nakon datuma slanja pisma, navodi se predmet pisma, odnosno kratak i jasan opis sadržaja pisma (npr. Predmet: Ponuda)
Primaoca pisma oslovljavajte u skladu sa pravilom – ako je primalac poznat, pismo započinjete rečima „Poštovani gospodine/gospođo Petrović”. Ukoliko ne znate ime i prezime adresanta, pismo počinjete samo frazom „Poštovani”. Prvi pasus Vašeg poslovnog pisma treba da sadrži jasnu i preciznu informaciju o razlozima Vašeg obraćanja adresatu. Ostali deo teksta treba da se odnosi isključivo na predmet Vašeg pisma. Informacije treba da su kratke, stil pisanja jasan i sažet. Posebnu pažnju obratite na pravopis. Poslednji pasus, pre pozdrava, služi da iznesete svoja očekivanja u vezi sa predmetom Vašeg pisma. Na kraju, naravno, pozdrav. Opet formalan – „S poštovanjem” , „Srdačan pozdrav” i sl. Veoma je važno da ne zaboravite da se na kraju pisma potpišete, ali i da obavezno otkucate svoje ime i prezime.
Na kraju, ukoliko uz Vaše poslovno pismo šaljete i bilo kakvu prateću dokumentaciju, to obavezno i navedite, na kraju pisma, pod stavkom „Prilozi”, taksativno pobrojano.
Što se grafičkog izgleda stranice tiče, u savremenoj poslovnoj komunikaciji postoji više prihvaćenih oblika poslovnog pisma – blok forma, zupčasta, kombinovana, slobodna... No, bez obzira za koju se formu odlučite, navedeni elementi isti su za sve. Što se tipografskih pravila tiče, i ovde važi preporuka da koristite standardne fontove, dakle, Times New Roman ili Arial, ne veće od 12 tačaka.